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PCT FAQ

RISPOSTE A DOMANDE FREQUENTI

Nozioni “base”

Depositi telematici

Casistica

Gli errori nei depositi

Notifiche telematiche

Attestazioni di conformità

 

Nozioni “base”

§  Di quali strumenti minimi hardware ho bisogno per attrezzarmi per il processo telematico?  E quali sono i software di cui ho bisogno?

Per hardware si intende la parte fisica degli elaboratori e delle relative periferiche: si annoverano in tale concetto l’unità centrale del pc e tutto ciò che contiene (scheda madre, processori, memorie RAM, dischi e memorie di massa) ma anche la tastiera, il monitor, il mouse, la stampante e così via.

Oltre (ovviamente) ad un personal computer (con sistema operativo Microsoft, Mac-OS o Linux) munito di connessione ad Internet ed ad alcuni software, l’esecuzione delle attività quotidiane connesse al processo civile telematico richiede:

  1. Un dispositivo di firma digitale
  2. Uno scanner per trasformare i documenti da allegare ai fascicoli informatici in “pdf-immagine” o altro formato ammesso

 

Per software si intende la componente immateriale di un pc, ovvero il sistema operativo ed i programmi da installare.

Un programma di elaborazione testi (c.d. “videoscrittura”), quali Microsoft Word®, Openoffice e LibreOffice, questi ultimi due in licenza Open Source)

  1. Un programma per la lettura dei documenti in formato pdf (Adobe Acrobat Reader® è il più diffuso)
  2. Un software per la redazione della busta telematica (c.d. “Redattore”)
  3. Una casella PEC comunicata al proprio Ordine di appartenenza ed iscritta nel RegInde 

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§  Che cos’è ed a che cosa serve il dispositivo di firma digitale?

Senza il dispositivo di firma digitale:

  • NON si può sottoscrivere con valore legale alcun documento informatico
  • NON si può effettuare alcun deposito telematico
  • NON si possono effettuare le notifiche via p.e.c.
  • NON si può accedere da remoto ai registri di cancelleria per visualizzare i fascicoli informatici

 

Un dispositivo di firma digitale è sostanzialmente costituito da due elementi: un lettore di smart card ed una smart card.

Tali elementi possono però possono fusi in un unico apparato, tipo "chiavetta USB”, che a sua volta contiene una carta elettronica del tutto simile ad una SIM telefonica, che contiene i “certificati digitali” di autenticazione e di firma digitale, rilasciati da uno degli enti certificatori accreditati presso Agid.

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§  Che cos’è il certificato di autenticazione?

Il certificato di autenticazione è un piccolo documento informatico, scritto su una smart card, che serve per farsi riconoscere dai sistemi quale utente autorizzato ad accedere in determinati siti internet che richiedono un’autenticazione “forte” (per esempio, per accedere alle aree riservate dei Punti di Accesso, quali pst.giustizia.it, accessogiustizia.it  etc.). 

I certificati di autenticazione forte constano di due chiavi: una pubblica ed una privata. Quella pubblica, in genere, viene installata nello store dei certificati dei nostri PC (nei sistemi Windows si può controllare in Pannello di controllo -> Opzioni Internet -> Contenuto -> Certificati: la chiave pubblica del certificato di autenticazione è in genere quella il cui nome inizia col codice fiscale). Quella privata è conservata invece nella smart card: per l’associazione delle due chiavi è richiesto l’utilizzo della smart card sul pc ed il certificato, attraverso l’utilizzo del PIN segreto, attesta l'associazione univoca tra una chiave pubblica e l'identità del soggetto. Quando ci si autentica attraverso certificati digitali, il proprio sistema dichiara la chiave pubblica affinché il sistema destinatario possa verificarne la validità, mediante collegamento ai server dell’ente certificatore; l’inserimento della smart card nel pc dell’utente e l’utilizzo del PIN segreto completano l’identificazione perché al certificato pubblico dichiarato può corrispondere solo e soltanto la chiave privata in possesso dell’utente.

Pannello

Contenuto

Certificati

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§  Che cos’è il certificato di firma digitale?

Il certificato di firma digitale è un piccolo documento informatico, scritto su una smart card o custodito nei server dell’ente certificatore (firma remota), che va adoperato con l’ausilio di appositi software (per es. Dike, Arubasign, Firma Certa, Firma Ok Gold) per firmare digitalmente i documenti informatici. Gli stessi software di firma consentono di verificare anche le firme già apposte ai documenti informatici.

I certificati di firma digitale constano di due chiavi: una pubblica ed una privata. Quella pubblica, in genere, viene installata nello store dei certificati dei nostri PC (nei sistemi Windows si può controllare in Pannello di controllo -> Opzioni Internet -> Contenuto -> Certificati: la chiave pubblica del certificato di autenticazione è in genere quella contenente il nome dell’utente). Quella privata è conservata invece nella smart card: per l’associazione delle due chiavi è richiesto l’utilizzo della smart card sul pc ed il certificato, attraverso l’utilizzo del PIN segreto, attesta l'associazione univoca tra una chiave pubblica e l'identità del soggetto.

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§  Quali operazioni preliminari devo compiere per adoperare un dispositivo di firma digitale sul mio pc?

L’utilizzo del certificato di autenticazione e di quello di firma richiede un procedimento di installazione nel proprio PC, che serve, in sostanza, per permettere alle chiavi di autenticazione e di firma di essere adoperate dai programmi del PC ed al dispositivo di essere “riconosciuto”.  Questo procedimento varia a seconda del browser per internet adoperato ed anche a seconda del produttore del dispositivo. Generalmente nei dispositivi Token USB all-in-one è presente un software che permette tale configurazione in automatico (solo su sistemi Windows), per gli utilizzatori di smartcard, Token USB semplici e per gli altri sisitemi operativi non Microsoft, la configurazione andrà eseguita seguendo le istruzioni generalmente presenti sul sito del fornitore.

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§  A che cosa serve uno scanner?

Senza uno scanner NON si può trasformare un documento cartaceo in documento suscettibile di deposito telematico o di notifica via p.e.c. né crearsi un proprio archivio documentale informatico!

Lo scanner è un apparato hardware ormai indispensabile all’Avvocato. Esso serve per trasformare qualunque documento cartaceo in un documento informatico: in altri termini, lo scanner serve per generare le copie informatiche di documenti analogici (i.e.: cartacei) previste all'art. 1, lettera i bis ed art. 22, comma 2, del C.A.D. (dlt 82/2005).

Lo scanner  va pertanto necessariamente collegato al computer e configurato (secondo le istruzioni del produttore dell'apparecchiatura) affinché i documenti scansionati vengano memorizzati sul pc.

Ne esistono di svariate marche modelli e prezzi. Anche se nel processo telematico non è richiesta una qualità "professionale" delle scansioni (è anzi preferibile scansionare in "bianco e nero" e con "profondità" limitata a 150-200 dpi) si consiglia di privilegiare strumenti di qualità che abbiano una velocità di scansione accettabile in relazione al volume di documenti che si prevede di produrre (uno studio "piccolo" potrà accontentarsi di uno scanner che assicuri una velocità di 20 pagine al minuto).

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§  Che cos’è un programma di elaborazione testi?

I programmi di elaborazione costituiscono uno dei primi strumenti informatici di cui si è dotato l'Avvocato come sostitutivo delle "macchine da scrivere" e dei sistemi di videoscrittura dedicati, facendosi apprezzare per la possibilità di completare, correggere e revisionare  i testi prima di stamparli.    Pare fin troppo ovvio dover indicare questo strumento come indispensabile nel processo civile telematico: ma lo facciamo soprattutto per chiarire che un sistema di elaborazione testi non va confuso con lo strumento del "redattore atti", la cui funzione è quella di creare buste informatiche ai fini del deposito e non è pertanto sostitutivo del primo.

Oltre a Microsoft Word® (a pagamento),  un ottimo software per il trattamento dei testi, che nulla ha da invidiare al primo, è LibreOffice (Open Source).

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§  Che cos’è un browser per internet?

Un browser è un'applicazione installata sul pc (o anche su dispositivi mobili) che occorre ai fini della navigazione di risorse web. Tra i browser più utilizzati vi sono Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox e Safari.

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§  Che cos’è un “client” di posta elettronica?

Un client di posta è un programma per la gestione, la creazione, l’invio, la ricezione e l'organizzazione di  messaggi di posta elettronica. Può essere adoperato dagli utenti sia per gestire la posta ordinaria che quella certificata. Tra i client di posta più noti si annoverano MS Outlook, Thunderbird e Windows Live Mail.

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§  Che cos’è un documento pdf e perché sul mio pc ci dev’essere un software per la relativa lettura?

“PDF” è l’acronimo di “Portable Document Format”. Esso è il risultato di un processo di standardizzazione di una tecnologia che permette di avere documenti informatici leggibili allo stesso modo, con la stessa l'impaginazione e la stessa struttura grafica, a prescindere dal tipo di sistema operativo o di hardware utilizzato.

Nel processo civile telematico, il formato “pdf” è quello deputato ad essere utilizzato per il maggior numero di documenti: tutti gli atti di parte e tutti i provvedimenti devono infatti essere redatti in questo formato, con l’ulteriore specificazione che esso deve essere generato direttamente dalla conversione di un documento testuale creato con un programma di elaborazione testi (cd pdf “nativo” o “testuale”).

Altri documenti (gli “allegati”) possono essere depositati anche in “pdf immagine”, che è il risultato di una acquisizione mediante scanner di un documento analogico (una sorta di fotocopia visibile attraverso il pc). Questo tipo di pdf si distingue da quello testuale (o “nativo”) perché i sistemi informatici interpretano il contenuto dei documenti come una vera e propria fotografia, non distinguendo i caratteri dalle immagini, sicché non è possibile, ad esempio, ricercare parole all’interno del documento o copiare ed incollare i testi.

Il pdf testuale si fa preferire sia per il minor peso informatico che per le infinitamente maggiori possibilità tecniche che garantisce rispetto ad un pdf immagine. Il primo, infatti, consente ai sistemi informatici anche l’indicizzazione delle parole contenute nel documento, che può pertanto essere più agevolmente ricercato e ne è conseguentemente più agevole la conservazione.

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§  Come si crea un pdf “testuale o nativo”?

Dopo aver preparato atto con il proprio elaboratore di testi, si può procedere in vari modi:

  • Dal Menu File, si seleziona il comando Salva con nome e quindi, nella maschera ove occorre scrivere il nome del file (Nome File), nel campo immediatamente sottostante (Salva come) si seleziona il formato pdf, cliccando infine su OK;
  • Per chi adoperi versioni più vecchie di Microsoft Word, che non prevedono come formato di salvataggio il pdf, è necessario installare una c.d. “stampante virtuale”, ossia un piccolo software che, una volta installato sul proprio pc, simula l’esistenza di una stampante. Si procederà quindi con il comando File -> Stampa e si selezionerà, anziché la stampante “fisica”, quella virtuale. Al termine del procedimento di stampa si creerà, anziché la stampa su carta, un documento in formato pdf;
  • Per chi adopera, infine, LibreOffice oppure OpenOffice, nella barra dei comandi v’è un’apposita icona che consente di salvare direttamente il documento in formato pdf.

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§  Che cos’è un redattore o imbustatore?

Senza un redattore non è possibile creare la busta telematica di cui all’art. 14 del Provvedimento del Direttore Generale S.I.A. per i depositi telematici di atti e documenti nel processo civile telematico.

I software “redattori” permettono di eseguire una complessa attività, sotto il profilo informatico, finalizzata ad effettuare i depositi telematici.

Detto in termini estremamente semplici, nel processo civile telematico i depositi sono veicolati da un messaggio di posta elettronica certificata inviato da un indirizzo PEC. di un avvocato (o di altro soggetto esterno) all’indirizzo PEC di un ufficio giudiziario. Il contenuto di questo messaggio, però, è piuttosto complesso: esso deve infatti contenere non solo gli atti ed i documenti depositati, ma anche altro e, in particolare, un documento informatico che contiene le informazioni strutturate, redatto in linguaggio “xml”, che servono per indirizzare correttamente il deposito nell’ ufficio giusto e nel fascicolo giusto, fornendo ai sistemi tutte le altre informazioni necessarie: il DatiAtto.xml.

Non solo: di tali documenti deve essere ovviamente essere garantita la sicurezza sotto il profilo della riservatezza e della immodificabilità durante tutto il percorso che essi compiono tra il pc dell’avvocato depositante ed il fascicolo informatico.

A tale scopo il redattore utilizza due strumenti:

  1. a) la firma digitale dell’avvocato (o dell’ausiliario del Giudice) per sottoscrivere i documenti (è indispensabile firmare digitalmente sempre l’atto principale – per es. la comparsa depositata -, il DatiAtto.xml, la procura e la Nota di Iscrizione a Ruolo – detta anche NIR – quando prevista, oltre agli altri documenti per i quali altre norme prescrivono la firma digitale );
  2. b) il certificato pubblico del Tribunale.

In particolare, grazie a quest’ultimo, il redattore, dopo aver allegato insieme tutti i documenti ed il certificato di firma in una “busta telematica”  (chiamata Atto.msg)  che esattamente ha la stessa struttura (MIME) di una email,  provvede a cifrare quest’ultima con il certificato pubblico del Tribunale (o della Corte) destinataria, generando infine la busta cifrata Atto.enc. Questo file viene infine allegato al messaggio p.e.c. di invio, che a sua volta deve avere caratteristiche ben precise:

L’indirizzo mittente deve essere quello corrispondente ad un avvocato (o altro soggetto esterno) iscritto al RegInde;

L’indirizzo del destinatario deve essere quello dell’ufficio giudiziario destinatario;

L’allegato deve essere il predetto Atto.enc

Il campo “oggetto” deve iniziare con la parola “DEPOSITO” (senza virgolette) scritta tutta in maiuscolo, seguita da uno spazio e quindi da testo libero utile al mittente per identificare il messaggio e le relative ricevute ai fini della conservazione.

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§  Chi fornisce i software “redattori”?

Esistono molti altri redattori che vengono forniti in versioni gratuite che hanno funzionalità più limitate rispetto alle omologhe versioni commerciali. L’elenco completo è reperibile sul PST a questo indirizzo web.

V’è infine un software Open Source (il cui codice sorgente, cioè, è aperto e liberamente disponibile per tutti i programmatori), il cui sviluppo ed aggiornamento vengono curati da privati i quali l’hanno messo a disposizione di tutti e gratuitamente: tale software è SLPCT, scaricabile dal sito www.slpct.it

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§  Perché la casella p.e.c. dell’avvocato si deve iscrivere al "REGINDE"

Senza una casella p.e.c. iscritta al RegInde si possono ricevere le comunicazioni e notificazioni di cancelleria; non si possono effettuare depositi telematici di atti processuali di parte e documenti

Il  RegInde è il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata che contiene i dati identificativi nonché l’indirizzo di PEC dei soggetti abilitati esterni, ossia:

  • quelli appartenenti ad un ente pubblico
  • i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge
  • gli ausiliari del giudice non appartenenti ad un ordine di categoria o che appartengono ad ente/ordine professionale che non abbia ancora inviato l’albo al Ministero della giustizia.

Per gli avvocati, l’invio delle informazioni al RegInde essere sempre effettuato dall’Ordine di appartenenza o dall’ente che essi difendono, se “interni” agli enti stessi: l’avvocato è quindi tenuto a comunicare tempestivamente al proprio Ordine le eventuali variazioni del proprio indirizzo PEC.

La casella PEC è, in altri termini, lo strumento attraverso il quale l’avvocato invia i messaggi per i depositi telematici di atti e riceve le comunicazioni e notificazioni di cancelleria, effettua e riceve le notificazioni ai sensi dell’art. 3 bis L. 53/94. In particolare, ai fini delle comunicazioni e notificazioni di cancelleria, queste vengono inevitabilmente inviate solo ed esclusivamente all’indirizzo p.e.c. risultante dal RegInde, a nulla valendo, ad esempio, l’indicazione di un diverso indirizzo p.e.c. fatta nel corpo degli atti processuali di parte (peraltro non più necessaria ai sensi dell’art. 45 bis del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90).

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§  Come si accede da remoto ai registri di cancelleria? Che cos’è un Punto di Accesso (PdA) E che cos'è il Polisweb?

Ai registri di cancelleria i “soggetti esterni” accedono per il tramite dei punti di accesso (PdA). Un PdA  è un’infrastruttura informatica gestita dal Ministero della Giustizia o da soggetti privati, che devono aver ricevuto l’autorizzazione del Ministero della Giustizia ad operare come tali.

L’elenco completo dei PdA è reperibile su questo sito .  

I PdA forniscono i servizi di consultazione “PolisWeb” e altri servizi relativi al Processo Telematico. Per usufruire dei servizi di un PdA è generalmente richiesta un’iscrizione, che è in genere gratuita per i servizi “base” ed è a pagamento per quelli più evoluti. 

Esiste un PdA pubblico, raggiungibile all’indirizzo web pst.giustizia.it, al quale   tutti gli Avvocati italiani sono iscritti d’ufficio. Oltre ai servizi di consultazione dei registri di cancelleria, il Portale dei Servizi Telematici mette a disposizione servizi per i pagamenti telematici, consultazione RegInde, consultazione Registro PP.AA. e consultazione delle notifiche telematiche “in cancelleria”, ossia delle notifiche la cui consegna nella casella p.e.c. dell’avvocato non ha avuto buon fine.

L’accesso ai PdA deve avvenire in “modalità autenticata”, ossia utilizzando il certificato di autenticazione contenuto dispositivo di firma digitale: col dispositivo di firma digitale inserito, si clicca su Login nella Home Page di pst.giustizia.it e si digita quindi in proprio PIN. In questo modo diventano disponibili (colorandosi di giallo la parte dello schermo di interesse) i comandi relativi ai servizi riservati.

Su pst.giustizia.it esiste peraltro anche un servizio di consultazione dei Registri di Cancelleria in forma anonima (consultabile anche attraverso un’app gratuita disponibile per tutti i sistemi operativi mobili, Android, iOS e Microsoft Mobile), che non richiede iscrizione o autenticazione: accedendo ai registri di cancelleria in forma anonima non si ha accesso alle sezioni documentali.

Il Polisweb è’ un servizio, messo a disposizione dai Punti d’Accesso (e, quindi, anche da pst.giustizia.it), per la consultazione dei dati e dei documenti dei registri informatici delle cancellerie dei Tribunali, delle Corti d'Appello e degli altri Uffici giudiziari ai sensi del DM 44/20La consultazione avviene da remoto sfruttando la rete internet ed è consentita soltanto ai soggetti autorizzati (avvocati, parti e consulenti), che risultino costituiti nei fascicoli e muniti di dispositivo di autenticazione forte (firma digitale).

 

E' possibile anche avere informazioni, con la funzione “Archivio fascicoli”, relativamente a procedimenti nei quali l’avvocato non sia ancora costituito: in tal caso è necessario però inserire negli appositi campi di ricerca tre dati:  almeno due lettere del cognone/ragione sociale dell’attore,  almeno due lettere del cognome/ragione sociale del convenuto la data dell’udienza di comparizione indicata nell'atto di citazione: la ricerca sarà ovviamente più precisa se, anziché due sole lettere del cognome delle parti, se ne inseriscano in numero maggiore.

I dati disponibili sono tutti quelli del fascicolo informatico, così come sono visibili al Cancelliere ed ai Magistrati, anche se sotto una diversa interfaccia: è possibile estrarre copie e duplicati degli atti del giudice e delle parti, ove depositati telematicamente o precedentemente scansionati dalla Cancelleria.

Effettuato l'accesso autenticato al sito pst.giustizia.it e rintracciato il fascicolo che interessa, nella sezione Eventi è possibile visualizzare l’elenco cronologico di tutte le annotazioni del fascicolo, a partire dal momento dell’iscrizione a ruolo: non solo, quindi, gli eventi generati per effetto dei depositi telematici (ai quali ultimi è associato il relativo documento e, a cascata, gli allegati), ma anche quelli annotati manualmente dal cancelliere.

Nella sezione Documenti  è possibile visionare e scaricare gli atti ed i documenti allegati agli atti e memorie (propri o dell’avversario). Cliccando sul primo segno “+” a sinistra del nome del documenti, sarà possibile scegliere se estrarre una copia informatica (dotata delle segnature di protocollo e della rappresentazione grafica delle firme digitali, se presenti nel documento: i e.: la “coccardina”) o un duplicato del documento stesso, ovvero un documento in formato testuale contenente l’impronta informatica MD5 del documento.

Cliccando sul segno “+” ancora più a sinistra dell'atto che si vuole esaminare, viene “esplosa” la lista dei relativi allegati scaricabili.

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§  Il mio cliente ha ricevuto la notifica di un atto di citazione e devo verificare se il procedimento è stato iscritto a ruolo: si può fare senza accedere fisicamente in cancelleria?

La verifica in dei procedimenti iscritti a ruolo può essere eseguita da remoto, accedendo a pst.giustizia.it. in modalità autenticata: col dispositivo di firma digitale inserito, si clicca su Login nella Home Page di pst.giustizia.it e si digita quindi in proprio PIN. Dal servizio di consultazione dei fascicoli si presceglierà la funzione “Archivio fascicoli”; andranno quindi scritte le prime due lettere del cognome/ragione sociale di ciascuna parte e, nel campo data di comparizione, la data indicata in citazione come udienza. Si ricorda che è necessario inserire negli appositi campi di ricercatre dati

  1. almeno due lettere del cognome/ragione sociale dell’attore,
  2. b) almeno due lettere del cognome/ragione sociale del convenuto
  3. la data dell’udienza di comparizione indicata nell'atto di citazione.

La ricerca sarà ovviamente più precisa se, anziché due sole lettere del cognome delle parti, se ne inseriscano in numero maggiore.

Può capitare però che non sia noto come la controparte, nel redigere la NIR, abbia esattamente scritto tali dati: in tali ipotesi può essere utile adoperare il carattere jolly  “%” (senza virgolette), che può essere apposto in sostituzione di una parte della parola (per es.: Autotrasporti Rossi potrà essere ricercato come %Rossi oppure Aut% e così via).

Se il fascicolo risulta iscritto a ruolo, compariranno a video i dati del fascicolo di interesse.

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§  Dopo l’accesso autenticato al PdA, non riesco a vedere un mio fascicolo: che cosa devo fare?

Probabilmente v’è un errore nei dati inseriti nell'anagrafica dell'Ufficio, ed in particolare del Codice Fiscale dell’avvocato, che costituisce l’identificativo univoco (di “disambiguazione”) di ciascun utente esterno.

In simili casi, è necessario richiedere la “bonifica” dei propri dati, rivolgendosi agli appositi uffici creati nell’organizzazione amministrativa dei vari Tribunali.

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§  Posso chiedere le copie degli atti e dei provvedimenti attraverso il PdA?  

Il comma 9 bis dell’art. 16 bis D.L. 179/2012, introdotto dall’art. 52 D.L. 90/2014, equipara agli originali i documenti informatici relativi agli atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo (e quindi non dei documenti) presenti nel fascicolo d’ufficio informatico ed il difensore (oltre che l’ausiliare del giudice) può attestarne la conformità ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo stesso, con la conseguente possibilità di essere direttamente utilizzati ai fini ad esempio della notifica. La stessa norma prevede altresì che detta operazione di autentica è esente dal pagamento delle marche per copia.

La norma, tuttavia, non consente di estrarre in formato digitale le copie esecutive dei provvedimenti, la cui spedizione è ancora analogica e richiede pertanto l’attività anche certificativa del Cancelliere ai sensi dell’art. 153, disp. att., c.p.c..

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§  Che cosa si intende per “documento informatico”?

L’art. 1 lettera p) del C.A.D., che definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, costituisce il trait d’union tra il concetto di “file informatico” e “documento” nell’accezione tradizionale.

Si sancisce per legge che il contenuto di un documento può avere una rappresentazione informatica, ovvero essere “fatto di bit” piuttosto che di carta intrisa di inchiostro: il file informatico viene in rilievo non (solo) per il “linguaggio macchina” con cui è stato creato o per le sequenze di bit che lo compongono, ma per il risultato concreto che esso produce in termini di capacità di rappresentare atti, fatti o dati che siano suscettibili di percezione con i sensi umani e di elaborazione intellettiva.

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§  Che cosa si intende per documento analogico?

Un’ottima ed esaustiva definizione di “documento analogico” è contenuta nell’art. 1, lett. aa) del Decreto del Presidente Del Consiglio Dei Ministri  6 Novembre 2015, recante la disciplina della firma digitale dei documenti classificati, (Decreto n. 4/2015) (in GU Serie Generale n.284 del 5-12-2015 – Suppl. Ordinario n. 65), ove esso viene così definito come il «…documento formato  utilizzando  una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su  carta (ad esempio i documenti cartacei), le immagini su  film  (microfilm), le magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri magnetici audio)».

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§  Che cos’è una copia informatica di un documento analogico e che cos’è una copia “per immagine” di un documento analogico?

Il CAD (art. 1) contiene le definizioni dell’uno e dell’altro tipo di copia informatica di documenti analogici:

«i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui e' tratto;

i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e' tratto».

Oltre che nella definizione contenuta nell’art. 1 lettere i-bis e -ter, le copie informatiche di documenti analogici hanno la loro specifica disciplina nell’art. 22 del CAD., secondo cui: «1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi e' apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.  2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è' attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cò' autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.»

La distinzione tra le due ipotesi di cui alle lettere i-bis ed i-ter risiede nel fatto che le seconde (copie per immagine) hanno contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui sono tratte, vale a dire che costituiscono una sorta di “fotocopia” leggibile dallo schermo di un pc o di un tablet, mentre le prime rispecchiano il solo contenuto dell’originale. In altri termini, dato come originale un verbale di udienza manoscritto, la copia per immagine (i-ter) sarà costituita dalla scansione del verbale, mentre la copia ex art. 1, lettera i-bis del CAD potrà essere costituita anche dalla (fedele) trascrizione informatica del verbale stesso con un ordinario software di elaborazione di testi (MS Word, LibreOffice Writer etc).

Tornando all'art. 22, la distinzione tra le fattispecie disciplinate nei due commi sta quindi nel fatto che il primo comma riguarda copie (non necessariamente per immagine) di atti pubblici, scritture private ed altro documenti, compresi atti amministrativi "spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali", i quali, se corredati della firma digitale o firma elettronica qualificata di colui che li spedisce o li rilascia, hanno rispettivamente "fanno fede come l'originale" dell'atto pubblico da cui sono estratte e sono di queste sostitutive ad ogni effetto (art. 2714 c.c.) e, nel caso delle scritture private "hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte" (art. 2715 c.c.).

Il caso disciplinato dal secondo comma, invece, riguarda più esattamente le copie per immagine di documenti originali analogici, per la cui attestazione di conformità è prescritta una "dichiarazione allegata.

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§  Che cos’è una copia informatica di un documento informatico?

L'art. 1, i-quater) del C.A.D. definisce la copia informatica di documento informatico come "il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari".

Viene quindi in rilievo non il file informatico, ma ciò che esso contiene in termini di rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti: documento informatico "originale" e documento informatico "copia" sono totalmente diversi nei bit che lo compongono ma hanno “contenuto identico”.

Alcuni esempi chiariranno meglio d'ogni altra cosa questo concetto apparentemente complesso. E’possibile affermare con certezza che si tratta di copia informatica (elencazione non esaustiva):

  • quando un documento informatico viene stampato e successivamente scansionato: in tal caso, alla pur fedele riproduzione visiva del documento (contenuto identico) non corrisponde la stessa "composizione" di bit;
  • quando un documento informatico firmato digitalmente viene privato degli attributi informatici della firma (come nel caso degli atti e dei provvedimenti allorquando i sistemi informatici del Ministero della Giustizia vi appongono la "coccardina"
  • quando l'originale di un documento si presenta in un formato (per esempio: pdf) e se ne crea una copia in altro formato (per es. .tiff))
  • quando l'originale di un documento viene sottoposto a procedimenti di compressione irreversibili con l'uso di software che permettono di alleggerirne il peso informatico (attenzione, non è questo il caso dei software che comprimono in .zip, .rar etc., perché in tal caso il procedimento di compressione è reversibile e restituisce all'esito il medesimo documento informatico).

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§  Che cos’è un duplicato informatico?

Il duplicato è definito dall'art. 1, lettera i-quinquies) del C.A.D. come "il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario".

All'art. 23 bis, comma 1, del CAD si stabilisce che "I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all' articolo 71", laddove le regole tecniche per i documenti (dpcm 13.11.2014), all'art. 5 contengono un ritorno alla definizione di cui alla lettera i-quinquies dell'art. 1, stabilendo che "Il duplicato informatico di un documento informatico di cui all'art. 23-bis, comma 1, del Codice e' prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine".

Che cos'è questa "stessa sequenza di bit" cui fanno costantemente riferimento le norme?

Detto in maniera molto sommaria, il bit è l'unità di misura dell'informazione (dall'inglese "binary digit") ovvero uno dei due simboli del sistema numerico binario, classicamente chiamati zero (0) e uno (1): un qualunque file informatico è composto da sequenze di milioni di bit in multipli di 8 (byte), vale a dire da una serie innumerevole di "0" ed "1". Cambiando anche solo la posizione di uno di questi numeri binari (e quindi la "sequenza") cambia la sequenza di bit: abbiamo così una idea di cosa intendono le ricordate norme allorché definiscono il "duplicato".

Sul piano pratico, va ancora una volta ricordato che uno dei modi più semplici di ottenere il duplicato di un documento informatico è costituito dalla comune funzione "copia" attivata, per esempio, col tasto destro del mouse dal menu a tendina. Il confronto tra due documenti, allo scopo di verificare se essi presentano la medesima sequenza di bit, avviene con dei calcoli (algoritmi) che restituiscono come risultato una stringa alfanumerica più o meno lunga, chiamata “impronta”.

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Depositi telematici

§  Per quali atti è obbligatorio il deposito con modalità telematiche?

L’art. 16 bis del D.L. 179/2012, convertito con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221 (in S.O. n. 208, relativo alla G.U. 18/12/2012, n. 294), costituisce la norma che ha dato nel concreto il vero avvio al processo civile telematico.

Per effetto di tale norma, a far data dal 30/6/2014 il deposito con modalità telematiche avrebbe dovuto costituire l’unica forma possibile di deposito degli atti e documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite e degli altri soggetti esterni.   Restavano esclusi da tale obbligo, quindi, i soli atti (non del tutto correttamente detti) “introduttivi”, vale a dire gli atti depositati dai difensori delle parti che si costituivano per la prima volta in giudizio.

Sennonché, nell’immediata vigila di tale scadenza, il D.L. 90/2014 introdusse un regime transitorio per i procedimenti già in corso alla data del 29/6/2014, prevedendo la facoltà di continuare a depositare in formato analogico sino al 30/12/2014. Da tale data, quindi, non è più ammesso il deposito cartaceo di alcun atto processuale delle parti già precedentemente costituite.

Dal 30/6/2015 è obbligatorio il deposito telematico per gli atti delle parti già precedentemente costituite nei giudizi dinanzi alle Corti d’Appello.

Quanto ai depositi dei ricorsi per ingiunzione, a far data dal 30/6/2014, essi sono effettuabili esclusivamente in modalità telematica: per il comma 4 dell’art. 16 bis DL 179/2012, peraltro, tutto il procedimento monitorio, in ogni sua fase, è telematico, nel senso che anche il Giudice è vincolato a depositare i propri provvedimenti di accoglimento, interlocutori o di rigetto, esclusivamente in modalità telematica.

Dalla stessa data sono da effettuarsi in modalità obbligatoriamente telematica i depositi nelle procedure esecutive (successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione) ed in quelle concorsuali da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario.  Peraltro, a far data dal 31/3/2015, con l’art. 18 DL 132/2014 è stato introdotto l’obbligo di iscrizione a ruolo in modalità telematica per i procedimenti di espropriazione forzata.

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§  Che cos’è ed a che cosa serve un’istanza di “visibilità”?

L’istanza di visibilità è uno strumento attraverso il quale la parte non costituita in un procedimento civile può farsi abilitare alla visione temporanea dei dati e degli atti di un determinato fascicolo, avendone interesse. Il caso più frequente di utilizzo di simile istanza avviene da parte del debitore destinatario di un decreto ingiuntivo al fine di poter prendere visione, senza recarsi fisicamente nella cancelleria del Tribunale, gli atti ed i documenti allegati dalla parte ricorrente a corredo del ricorso.

E’ ovviamente utilizzabile anche dal convenuto che voglia visionare gli atti e documenti depositati dall’attore all’atto della relativa costituzione telematica in giudizio ed in tutti gli altri casi in cui ricorra simile esigenza.

L’istanza va depositata per il tramite di un avvocato, munito di una procura ad hoc (od anche di quella che dovrà o vorrà adoperare al momento dell’effettiva costituzione in giudizio). All’esito dell’accettazione, il Cancelliere, ove ne sussistano i presupposti, autorizzerà la visione del fascicolo per alcuni giorni, durante i quali si potranno visionare ed estrarre i documenti allegati al fascicolo informatico del giudizio.

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§  Per effettuare un deposito in modalità telematica di un atto in un fascicolo nel  quale non sono ancora costituito, devo prima depositare un’istanza di visibilità?

Non è necessario. L’istanza di visibilità serve solo a consentire un accesso temporaneo ai dati ed ai documenti di un fascicolo: se non c’è questa necessità, è possibile effettuare direttamente il deposito dell’atto voluto.

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§  Che cosa sono gli schemi xsd?

I depositi telematici dei soggetti esterni vengono veicolati attraverso l’invio di messaggi PEC.  Per fare in modo che tali messaggi vengano correttamente indirizzati ad un determinato ufficio giudiziario ed in un determinato fascicolo ed affinché che l’acquisizione del deposito aggiorni anche i dati del fascicolo informatico, è necessario che a corredo del deposito vi sia anche un documento contenente i dati necessari all’uno ed all’altro scopo: tale documento si chiama DatiAtto.xml ed è redatto in un particolare linguaggio informatico, l’XML (eXtensible Markup Language).

L’utilizzo di tale linguaggio presuppone però che i dati vengano inseriti in una struttura del documento dettata da regole ben precise: per fare un esempio comprensibile a chiunque, immaginiamo un modulo cartaceo nel quale vadano inseriti i dati del deposito. Tale struttura, però, cambia a seconda del tipo di procedimento e dello stato in cui esso si trova.

Per esempio, se devo iscrivere a ruolo un procedimento, sarà essenziale che lo schema acquisisca (tra l’altro) i dati delle parti, mentre non si potrebbe indicare alcun numero di R.G. dacché il fascicolo informatico non esiste ancora; se invece devo depositare delle note autorizzate, l’indicazione di dati delle parti risulterà superflua, in quanto il fascicolo va identificato attraverso il numero di R.G., che quindi sarà indispensabile indicare.

Per rispondere alle molteplici esigenze, quindi, i documenti xml devono essere a loro volta conformi a degli schemi: questi ultimi sono costituiti dagli XSD, che sono la parte più tecnica delle specifiche rilasciate dal Ministero, da ultimo, col provvedimento del 16/4/2014 e con i relativi periodici aggiornamenti.

Quando si crea una busta telematica per un deposito, nel DatiAtto.xml le prime righe del documento (in genere, a meno che il documento non venga strutturato con le c.d. “dichiarazioni in-line”) contengono l’indicazione di quali schemi xsd siano stati richiamati: in questo modo, il sistema ricevente può verificare che il documento xml ricevuto (il DatiAtto.xml, appunto), sia conforme a questi schemi: questa operazione viene detta “validazione”.

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§  Perché per ogni tipo di deposito esiste uno schema apposito?

Il sistema informatico del processo civile telematico funziona secondo una logica ben precisa: gli atti depositati devono, in linea di principio, corrispondere ad uno “stato” del procedimento; il deposito di un “atto” genera sempre un “evento”;  il deposito di determinati atti deve implicare un mutamento dello stato del procedimento: per esempio, se un procedimento introdotto con ricorso si trovi nello stato di attesa di fissazione dell’udienza, non si potrà depositare un’istanza generica contenente la richiesta di anticipazione dell’udienza, ed il sistema genererebbe un errore; se in un fascicolo il convenuto adoperasse, ai fini della costituzione, la “Memoria183” anziché la “CostituzioneSemplice”, l’utilizzo dello schema determinerebbe la creazione di un evento errato o, comunque, non dell’evento appropriato (“Costituzione parti”), generando quindi un errore.

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§  Che cosa sono il SICID, il SIECIC e “Consolle Magistrato”

Il SICID è l’applicativo in uso alle cancellerie che gestisce i registri contenzioso, lavoro e volontaria giurisdizione.

Il SIECIC è l’applicativo in uso alle cancellerie che gestisce i registri esecuzioni mobiliari, immobiliari, presso terzi e concorsuali.

Consolle Magistrato è l’applicativo in uso ai Magistrati per la gestione di tutte le proprie attività connesse al PCT.

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§  Che cosa accade se invio semplicemente, a mezzo PEC un documento in formato pdf firmato digitalmente alla Cancelleria per effettuare un deposito?

Si verifica un errore fatale perché il messaggio non viene riconosciuto come deposito dai sistemi e viene scartato: l'atto, infatti, secondo quanto stabilisce l'art. 12 del Provvedimento del Direttore Generale S.I.A. del  16.4.2014: "deve essere corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell'Allegato 5; esso é denominato DatiAtto.xml ed e' sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata" e deve essere poi sottoscritto digitalmente ed inserito, insieme al DatiAtto.xml, in una busta telematica che viene cifrata come atto.enc.

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§            Gli allegati devono anch’essi essere in formato pdf?

Non necessariamente: l'art. 13 del Provvedimento DGSIA 16.4.2014 (specifiche tecniche) prevede che gli allegati possano essere in formato a) .pdf b) .rtf c) .txt d) .jpg e) .gif f) .tiff g) .xml. h) .eml e i) .msg ", ma è anche consentito l'utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente: a) .zip b) .rar c) .arj.

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§  Che cos’è un  documento in formato rtf ?

Un documento RTF è un documento testuale che contiene stringhe di comandi speciali per il controllo della formattazione del testo. Si tratta di un formato mai standardizzato che è stato inserito tra quelli ammissibili nei depositi telematici probabilmente perché non include nessuna macro e per tale ragione, in quanto più sicuro, viene sovente adoperato come allegato nei messaggi di posta elettronica.

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§  Che cos’è un  documento in formato txt ?

Un documento txt contiene un testo costituito da soli caratteri di scrittura semplici, che compongono un testo leggibile direttamente dall’utente senza bisogno di installare programmi appositi: è in genere usato per le stampe semplici di database (per es. programmi di contabilità). Rientra tra i formati ammessi nel PCT ai sensi dell’art. 13 del Provvedimento del 16/4/2014.

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§  Che cos’è un  documento in formato jpg ?

JPEG (acronimo di Joint Photographic Experts Group) è un formato standard per le immagini fotografiche. In questo formato risultano depositabili nel processo telematico anche le fotografie scattate con macchine fotografiche digitali o anche le scansioni a colori di fotografie analogiche. Rientra tra i formati ammessi nel PCT ai sensi dell’art. 13 del Provvedimento del 16/4/2014.

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§  Che cos’è un  documento in formato tiff ?

TIFF è un formato per la memorizzazione di immagini in “grafica raster” (a griglia o a bitmap): esso è adottato da applicazioni di manipolazione delle immagini, per la scansione, fax, e nel riconoscimento ottico dei caratteri e di altre applicazioni. Rientra tra i formati ammessi nel PCT ai sensi dell’art. 13 del Provvedimento del 16/4/2014.

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§  Che cos’è un  documento in formato eml ?

EML è il formato più diffuso per il salvataggio dei messaggi di posta elettronica. Ciascun documento eml contiene un messaggio di posta elettronica completo (intestazioni, corpo del messaggio, immagini ed allegati). I documenti eml possono essere letti con i più diffusi client di posta elettronica, quali Windows Live Mail, Thunderbird, ma anche da Microsoft Outlook nelle sue più recenti versioni o dal vecchio Outlook Express.

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§  Che cos’è un  documento in formato msg ?

MSG è il formato “proprietario” di Microsoft per il salvataggio dei messaggi di posta elettronica. Così come i documenti in formato eml, ciascun documento msg contiene un messaggio di posta elettronica completo (intestazioni, corpo del messaggio, immagini ed allegati). I documenti in questo formato possono essere letti solo con Microsoft Outlook.

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§  Che cos’è un  documento in formato zip, rar o arj?

Si tratta di formati adoperati per la “compressione” di file, in modo tale da assumere un peso informatico sensibilmente inferiore al documento non compresso.  Più documenti possono essere compressi anche in un solo file ziprar o arj. Rispetto al formato zip, gli altri due formati offrono un rapporto di compressione maggiore, ma il formato zip si fa preferire essendo più diffuso e gestibile anche solo attraverso il sistema operativo MS-Windows senza l’installazione di programmi aggiuntivi. I documenti in questi formati possono essere depositati telematicamente nel PCT, a condizione che contengano file compressi negli altri formati ammessi dall’art. 13 Provv. 16/4/2014.

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§  Quanti documenti informatici possono essere inseriti nella stessa busta telematica di deposito?

Non esiste un limite numerico per i documenti informatici da depositare telematicamente. Vige solo un limite tecnico di 30 Mb di peso informatico per ciascuna busta telematica.

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§  Che cos’è il limite di “30 Mb”?

Il limite di 30Mb si riferisce alla dimensione massima della busta telematica accettata dal sistema del PCT, così come fissato dall’art. 14 del Provvedimento del Direttore Generale S.I.A. del 16/4/2014.

Anche se la norma fa riferimento alla “busta telematica”, va considerato che il limite anzidetto riguarda in realtà l’allegato Atto.enc. La busta PEC di invio, della quale atto.enc è l’allegato,  può infatti nel concreto raggiungere una dimensione massima di circa 42 Mb: se si prova ad allegare un Atto.enc del peso di 30Mb ad una pec, ne risulterà una PEC di poco superiore di circa 41 Mb.

Poiché il processo di cifratura dell’allegato della busta determina già di per sé un aumento del “peso” informatico dei documenti, occorre usare l'accortezza di scansionare i documenti con la risoluzione più bassa concessa dal proprio dispositivo scanner (100/150 dpi in modalità "testo" e “bianco/nero”. Evitare anche di usare “scala di grigi”), in modo da non superare i 15-20 MB totali (prima della cirfratura e della relativa “trasformazione” in Atto.enc). Tra l’altro, meno “pesante” è la busta e meno tempo si impiegherà per la trasmissione.

In sintesi: se si predispongono documenti da depositare il cui peso informatico complessivo sia, per esempio, di 15 Mb, i procedimenti di firma e cifratura comporteranno un aumento del peso informatico sicché ne risulterà Atto.enc  di circa 20-22 Mb. Allegando Atto.enc alla PEC di deposito, essa risulterà di circa 35 Mb: in simili condizioni, poiché Atto.enc è minore di 30 Mb, il deposito andrà a buon fine (salvo eventuali altri errori).

In ogni caso, i redattori consentono di controllare “in tempo reale” la misura approssimativa di Atto.enc che si andrà a generare, e ciò già durante il procedimento di creazione della busta telematica.

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§  Che cosa succede se i documenti che ho preparato superano complessivamente i 30 Mb? Come mi dovrò comportare?

Come chiarito dall’art. 41 del DL 90/2014 e ribadito dalle Circolari DAG del 27/6/2014, 28/10/2018 e 23/10/2015, il deposito di atti e documenti che superino la misura dei 30 Mb complessivi può essere frazionato.

Quando si presenta la necessità di depositare una busta telematica superiore a 30 Mb, si procede

  • Ad un primo invio contenente l’atto principale ed una prima parte dei documenti;
  • Se si tratta di un deposito che determina l’iscrizione a ruolo di un procedimento, prima di procedere all’invio successivo, occorre attendere che il primo deposito venga accettato dal cancelliere e che venga generato il numero di R.G.. Si ricorda che tale numero può essere rilevato dall’allegato EsitoAtto.xml allegato alla c.d. “quarta pec”, ovvero al messaggio PEC che conferma l’avvenuta acquisizione del deposito nel fascicolo informatico;
  • Si procede quindi all’invio (o agli invii) successivi utilizzando lo schema “MemoriaGenerica” ed inserendo nell’apposito campo il numero di R.G. del fascicolo di interesse ed avendo altresì cura di scrivere nei “riferimenti” o nelle “note” (si tratta di campi proposti dal redattore e solitamente lasciati in bianco) che si tratta di “deposito integrativo per busta incapiente”.

L’atto principale del deposito integrativo sarà costituito preferibilmente da una “nota di deposito” nell’epigrafe della quale sarà utile mettere bene in evidenza (per evitare che il cancelliere confonda il deposito integrativo con un doppione involontario del primo deposito) che con essa si procede ad integrare un precedente deposito.

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§  E’ vero che la procura alle liti deve essere formata in un documento separato?

Per l’art. 83, comma 3, c.p.c. «La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all'atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica»

La norma delinea quindi due modalità di allegazione della procura:

  1. Il cliente rilascia la procura su carta. Essa deve consistere un in un foglio separato rispetto all’attop principale; va sottoscritta (a penna) personalmente dal cliente e dall'avvocato (anche a penna) ai fini della certificazione dell’autografia. Deve quindi essere scansionata, inserita tra i documenti allegati all'atto della busta informatica e, infine, sottoscritta con firma digitale del legale, apposta durante la procedura guidata di creazione della busta. Tale firma digitale serve (senza che occorra dichiarazione aggiuntiva alcuna) ad attestare la conformità della copia informatica per immagine della procura rispetto all’originale analogico.
  2. Il cliente rilascia la procura sottoscrivendola digitalmente.

 

Si sottolinea che la procura, pur rilasciata su un documento (analogico nel primo caso e digitale, nel secondo) separato rispetto all’atto principale, si considera apposta “in calce” dacché allegata nella stessa busta telematica di deposito dell’atto principale.

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§  Come posso gestire il pagamento del contributo unificato e della marca da € 27 per le iscrizioni a ruolo?

Si ricorda, intanto, che il mancato versamento dell’importo corrispondente alla c.d. “marca notifiche” di cui all’art. 30 del DPR 115/2002 costituisce causa di legittimo rifiuto del deposito effettuato in modalità telematica da parte del cancelliere. per l’art. 285, comma 4, dpr 115/2002, “Il funzionario addetto all’ufficio annulla mediante il timbro a secco dell’ufficio le marche, attesta l’avvenuto pagamento sulla copia o sul certificato, rifiuta di ricevere gli atti, di rilasciare la copia o il certificato se le marche mancano o sono di importo inferiore a quello stabilito“.

Le possibili modalità di versamento del contributo unificato e della ricordata marca, in occasione di un deposito telematico, sono:

  • pagamento a mezzo marche acquistate dai consueti rivenditori (Tabacchi), da scansionare ed allegare come pdf alla busta, con correlativa indicazione degli estremi negli appositi campi previsti dai redattori;
  • pagamento a mezzo modello F23, che va scansionato ed allegato alla busta telematica (in tal caso, le specifiche tecniche prevedono che, ove presente, vada indicato l’identificativo del versamento)
  • pagamento telematico sul portale pst.giustizia.it in modalità autenticata: in tal caso va allegata alla busta telematica la ricevuta “RT” in formato xml.p7m, con l’apposita specifica, o (opzione meno sicura) la ricevuta RT in formato pdf.

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§  Vi sono regole da rispettare nei nome file degli allegati

Non vi sono regole particolari relativamente ai nomi da attribuire ai documenti da allegare alle buste telematiche per i depositi, tranne quella di evitare nomi eccessivamente lunghi che possono generare errori.

E’ buona regola, anche di “galateo informatico”, allegare creare un file informatico per ciascun documento depositato ed attribuire ai documenti un nomefile che sia esplicativo del relativo contenuto.

E’ altresì buona norma che il nomefile di ciascun documento inizi con le parole “all.” oppure “doc.” seguite da numerazione crescente di tre cifre (001, 002, 003…), in maniera tale che l’ordine alfabetico dei documenti informatici riproduca anche l’ordine della numerazione (es “all. 001 fattura.pdf”; “all. 002 costituzione in mora.pdf”….).

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§  E’ necessario firmare digitalmente gli allegati ad una busta telematica di deposito?

Gli allegati per i quali è prescritta obbligatoriamente la firma digitale sono, oltre all’atto principale ed  al DatiAtto.xml, la NIR (nota di iscrizione a ruolo), se presente, e la procura, se presente: tanto ai sensi del DM 44/2011 e delle specifiche tecniche ex Provv. DGSIA 16/4/2014, tant’è che la mancanza della firma digitale su tali documenti genera errore (in genere  fatale).

Vi sono poi altri casi nei quali la Legge prescrive l’apposizione della firma digitale: tali casi sono quelli per i quali è prescritto il deposito di copie informatiche conformi, vale a dire i casi ex art. 16 decies DL 179/2012 e quelli del procedimento di esecuzione ex art. 18 DL 132/2014.

In linea generale, ove non sia prescritto, è bene evitare di firmare digitalmente gli allegati semplici, dacché la firma digitale contribuisce ad aggravare il peso informatico dei documenti.

Allorquando si depositino “duplicati” di documenti informatici (che sono per lo più firmati digitalmente dal giudice o dalle parti o dal cancelliere, tranne i casi di provvedimenti scansionati dal cancelliere e da questi non firmati digitalmente ed i casi di duplicati di allegati semplici non firmati), la firma digitale dell’avvocato depositante va sempre evitata, dacché modifica l’impronta del documento e riduce il duplicato a mera copia.

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§  Come avviene materialmente il deposito telematico di un atto?

La casella p.e.c. destinataria è quella del Tribunale presso il quale si vuole effettuare il deposito;

L’oggetto del messaggio p.e.c. deve iniziare con la parola “DEPOSITO” (senza virgolette), scritta tutta in maiuscolo, seguita da uno spazio vuoto e quindi da testo libero che ci servirà per identificare il messaggio (N.B:. la non corretta impostazione del campo “oggetto” determinerà in sede di controlli automatici un errore riconoscibile dal codice E0606);

Il messaggio contiene come unico allegato “Atto.enc” di cui non va rinominata l’estensione ( .enc ) che è il risultato delle operazioni informatiche compiute dal redattore, ovvero della cifratura (col certificato del Tribunale destinatario) di un messaggio (Atto.msg) che contiene gli atti e tutti gli allegati oltre al documento DatiAtto.xml che contiene, a sua volta, i dati strutturati per far sì che il deposito venga correttamente indirizzato al Tribunale desiderato ed al fascicolo corretto.

Una volta inviato il messaggio p.e.c. dovremo attendere i due ricevute e due messaggi. Le prime due ricevute sono null’altro che le ordinarie ricevute (di accettazione e di avvenuta consegna) che vengono spedite al mittente per i messaggi di posta certificata,mentre gli altri due sono veri e propri messaggi di posta certificata.

Nel dettaglio dovremo attenderci quattro messaggi pec (due ricevute e due messaggi propriamente detti):

  • Ricevuta di accettazione da parte del nostro gestore di posta certificata
  • Ricevuta di ricevuta di avvenuta consegna rilasciata dal gestore di posta certificata del Ministero (posta-certificata@gestorepec.giustiziacert.it – dal 28/12/2015: posta-certificata@gestorepec.giustiziacert.it): da questo momento il deposito si considera effettuato (a condizione che il terzo messaggio  – esito dei controlli automatici – non rechi indicazione di errori).
  • Messaggio di esito dei controlli automatici (c.d. terza PEC) che proviene dall’indirizzo PEC dell’ufficio giudiziario destinatario (es. XXXXX@civile.ptel.giustiziacert.it).
  • Messaggio di accettazione del cancelliere, che proviene dal Cancelliere ed è quello che proviene ancora una volta dall’indirizzo PEC dell’ufficio giudiziario destinatario (es. XXXXX@civile.ptel.giustiziacert.it e che ci comunica che il deposito è stato regolarmente acquisito dal sistema e che gli atti ed i documenti sono quindi visionabili dal Giudice e dalle altre parti, se esistenti.

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Casistica

§  In un giudizio monitorio, il Giudice ha “sospeso” l’emissione del decreto ingiuntivo, invitandomi a depositare documentazione integrativa. Come procedo?

Adopera col redattore lo schema “ProduzioneDocumentiRichiesti”, avendo cura di indicare nell’apposito campo l’R.G. del procedimento: si tratta di uno degli schemi tipici di corrispondenza stato-evento nei registri di cancelleria.

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§  Devo redigere un’insinuazione al passivo ed inviarla telematicamente alla procedura fallimentare. Come devo operare? 

L’istanza di ammissione al passivo non richiede l’uso di redattori e neanche che si proceda con un deposito. E’ infatti necessario il solo invio al Curatore dell’istanza e dei documenti a supporto della stessa a mezzo di un messaggio di posta elettronica certificata.

Il ricorso può essere redatto indifferentemente sia come originale informatico (pdf testuale firmato digitalmente – art. 21 comma 2 del CAD), ovvero come copia per immagine del ricorso scansionato (art. 22 comma 2 del CAD): l’art. 93 L.F., infatti, dispone che  “La domanda di ammissione al passivo di un credito, di restituzione o rivendicazione di beni mobili e immobili, si propone con ricorso da trasmettere a norma del comma seguente almeno trenta giorni prima dell’udienza fissata per l’esame dello stato” e che (comma 2) “Il ricorso può essere sottoscritto anche personalmente dalla parte ed è formato ai sensi degli articoli 21, comma 2, ovvero 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni e, nel termine stabilito dal primo comma, è trasmesso all’indirizzo di posta elettronica certificata del curatore indicato nell’avviso di cui all’articolo 92, unitamente ai documenti di cui al successivo sesto comma. L’originale del titolo di credito allegato al ricorso è depositato presso la cancelleria del tribunale”.

Si evidenzia che, se il ricorso è redatto come originale informatico, il richiamo all’art. 21 comma 2 del CAD impone la relativa firma digitale. Ove si opti per la copia per immagine del ricorso, quantunque il richiamo all’art. 22 comma 3 del CAD faccia pensare alla sufficienza della firma autografa apposta al ricorso stesso successivamente scansionato, si consiglia per prudenza di apporre la firma digitale.

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§  E’ possibile depositare telematicamente, con valore legale, atti del processo di cognizione non ricompresi nell’art. 16 bis, comma 1, ossia i cosiddetti “atti introduttivi”?

Con l’art. 19 del DL 83/2015, entrato in vigore il 27/6/2015 e convertito con la L. 132/2015, è stata introdotta, quanto ai depositi telematici, un’importante novità: il comma 1 bis dell’art. 16 bis prevede infatti la facoltà di depositare telematicamente, con valore legale, anche i c.d. “atti introduttivi” (rectius: gli atti del difensore della parte non ancora costituita), eliminando così alla radice le numerose incertezze interpretative che sino al 27/6/2015 avevano costituito una vera e propria tagliola per gli avvocati (si pensi ai casi limite del reclamo al collegio ex art. 669 terdeciesche una ondivaga giurisprudenza aveva qualificato talora come “introduttivo” e talora come “endoprocessuale” (rectius: atto della parte già precedentemente costituita).  L’introduzione del comma 1 bis dell’art. 16 bis introduce, in altri termini la “regola aurea” che il deposito con modalità telematiche è sempre corretto.

Per completezza di disamina, va segnalato tuttavia che sussistono limitati casi in cui è ancora obbligatorio il deposito cartaceo: si pensi, ad esempio, all’iscrizione a ruolo dei procedimenti esecutivi da parte di soggetto diverso dal creditore, nella disciplina transitoria ex art. 159 ter disp. att. c.p.c., in vigore sino al 2/1/2016).

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§  Devo iscrivere in modalità telematica un ricorso possessorio. Quale schema adopero?

Nel registro “Procedimenti speciali sommari” dovrai selezionare “Ricorso” (e non “RicorsoCautelareAnteCausam”); nel campo oggetto selezionerai quindi, a seconda dei casi, il codice oggetto 020001 (artt. 703 cpc, 1168 e 1169 c.c.) oppure 020022 (art. 1170 cc).

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§  Posso iscrivere in modalità telematica un ricorso per l’assunzione di una prova delegata?

Le istanze di prova delegata – in attesa di un eventuale nuovo schema xsd che le configuri come veri e propri “CorsoCausa” – vanno iscritte con il codice oggetto della rogatoria (101011) nel Registro SICID Contenzioso.

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§  Quale schema devo adoperare per le opposizioni allo stato passivo da iscrivere in modalità telematica?

Negli schemi ministeriali SICID manca in realtà uno schema corrispondente alla “ritualità” delle opposizioni e impugnazioni ex art. 98 e ss. L.F. (codice procedimento 171201).

Peraltro, successivamente alla riforma introdotta con il dlt n. 5/2006 e poi con il D. Lgs. 12 settembre 2007, n. 169, né in dottrina né in giurisprudenza si è formato un orientamento unitario in ordine alla natura del procedimento ex art. 98-99 L.F.: c’è chi afferma trattarsi di un procedimento camerale, argomentando dal terzo comma dell’art. 99, comma 3, per il quale “Il tribunale fissa l’udienza in camera di consiglio, assegnando al ricorrente un termine per la notifica…” (Tribunale Mantova sez. II  04 ottobre 2012), mentre altri sottolineano come la riforma del diritto fallimentare abbia accentuato la natura contenziosa del giudizio di opposizione allo stato passivo (Cfr. Cass. 22711/2010 – Cassazione civile sez. I,  22 luglio 2009 n. 17154), ancorché con le particolarità ex art. 99 circa l’introduzione del giudizio con ricorso e lo svolgimento del processo.

Tale divergente interpretazione della natura dei procedimenti ex artt. 98 e ss. L.F. – stante la mancanza, come detto, di una ritualità ad hoc (cui speriamo venga posto rimedio al più presto dal DGSIA) – si è tradotta in analogo dibattito circa il registro destinatario della relativa iscrizione a ruolo.

C’è chi propende (Tribunale di Napoli) per l’iscrizione nel registro della Volontaria Giurisdizione, avuto riguardo al fatto che tale registro nasce come “Registro della volontaria giurisdizione e degli altri procedimenti da trattarsi in camera di consiglio”, nel quale solo i primi rivestono natura non contenziosa.

Altri Tribunali, invece, evidenziando la natura contenziosa del procedimento, propendono per l’iscrizione (come ricorso) nel registro del contenzioso:  il che risulterebbe confermato dal fatto che il codice procedimento “171201” risulta incluso tra i codici oggetto del contenzioso.

Tale soluzione implica però che, nella corrispondente ritualità, il procedimento venga definito nei registri con un evento di “sentenza definitiva” (pur trattandosi di decreto collegiale ex art. 99 L.F.) ed a tale inconveniente pongono rimedio con una successiva annotazione nella quale si dà atto trattarsi di “decreto collegiale“.

Alla luce di tale stato di cose, il suggerimento più ovvio è quello di richiedere alla Cancelleria del Tribunale, cui devi inoltrare il deposito, a quale dei due “orientamenti” aderisca .

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§  Ho redatto una opposizione all’esecuzione (al precetto) in materia giuslavoristica (artt. 615 cp.c e 618 bis) ma nella “Consolle Avvocato”, nel registro “lavoro” non c’è nessun procedimento relativo alle opposizioni alle esecuzioni. Va depositata cartacea?

Trattandosi di opposizione introdotta prima dell’inizio dell’esecuzione devi sicuramente iscrivere a ruolo come procedimento nuovo (“introduttivo”). Diversamente dal contenzioso ordinario, nel quale esiste un codice oggetto specifico per le opposizioni (100001), per il “registro lavoro” gli schemi ministeriali non prevedono altrettanto.

 

Dovrai quindi necessariamente iscrivere a ruolo (se vuoi farlo telematicamente) usando, come “atto” lo schema del ricorso generico (“Ricorso”). 

 

Quanto all’oggetto, conviene selezionare la voce generica “Altre ipotesi” tra quelle delle “materie” più prossimi all’oggetto del titolo esecutivo. Quindi:4

 

  • se si tratta di “impiego privato”, adopererai il codice oggetto “220999”;
  • se si tratta di “pubblico impiego con pregiudiziale in materia di efficacia, validità o interpretazione”, il codice “221999”,
  • se si tratta di “pubblico impiego”, il codice “222999”
  • se si tratta di “lavoro parasubordinato”, il codice “223999”
  • se si tratta di “previdenza obbligatoria” il codice “230999”
  • se si tratta di “assistenza obbligatoria” il codice “231999”.

 

Il deposito cartaceo è un’alternativa (valida per tuti gli atti introduttivi) che non Ti libera comunque dall’ imbarazzo della scelta dei “codici oggetto“, presenti pari pari nelle NIR con codici a barre.

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§  Devo depositare in modalità telematica un reclamo cautelare ex art. 669 terdecies c.p.c.: come procedo?

Il deposito del reclamo cautelare è previsto, negli schemi xsd ministeriali su cui sono stati elaborati i redattori, come atto endoprocessuale (schema “Reclamo”), né più né meno come rispetto ad una normale memoria in corso di causa.

Dovrai quindi indicare i riferimenti del fascicolo del Tribunale “a quo” ed il numero di R.G. del procedimento all’esito del quale è stata pronunciata l’ordinanza da reclamare.  Puoi ovviamente allegare, meglio se come “duplicato”, l’ordinanza impugnata ed ogni altro documento che Tu ritenga: sta di fatto, però, che che il reclamo ed ogni altro allegato saranno acquisiti nel fascicolo originario, e non in quello “nuovo”.

 

Il SICID, a questo punto, genererà un duplice effetto: 1) creerà un evento nel fascicolo originario che darà conto dell’avvenuto deposito del reclamo; 2) genererà l’apertura di un nuovo fascicolo recante un nuovo R.G., che sarà quello del reclamo.

 

Allo stato, però, tale nuovo fascicolo è di fatto “vuoto”, per cui sarà necessario acquisire tutti gli atti ed i provvedimento del fascicolo originario. Ciò potrà avvenire mediante “condivisione” (che costituirebbe la “regola”), attivata ad opera del Giudice che ha pronunciato il provvedimento reclamato o con un Tuo intervento di deposito nel nuovo fascicolo di una “nota di deposito” cui potrai allegare il reclamo stesso e tutti gli altri atti e provvedimenti del fascicolo principale.

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§  Devo iscrivere a ruolo in modalità telematica un atto di citazione di opposizione all’ingiunzione fiscale ex art. 3 rd 639/1910: come procedo

Si tratta di un problema che riguarda solo la scelta del “codice oggetto” del procedimento: scelta che dovresti compiere comunque anche in caso di deposito cartaceo redigendo la NIR con i codici a barre.

Puoi adoperare 180999  “Altre controversie di diritto amministrativo”: in questo gruppo, con i sottocodici propri,  rientrano infatti le opposizione all’ordinanza-ingiunzione ex artt. 22 e ss., L. n. 689/1981, le opposizione ord. ingiunzione ex artt. 22 e ss., L.689/1981 , il risarcimento danni da occupazione illegittima ed accessione invertita, il contenzioso di diritto tributario, il contenzioso di diritto valutario e così via.

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§  Devo depositare una opposizione ex art. 615 comma 2 cpc: quale schema adopero per il deposito telematico?

Negli schemi ministeriali manca uno schema ad hoc  per le opposizioni in corso di giudizio di esecuzione.

Va ricordato che con la legge n. 52 del 24 febbraio 2006, l’art. 616 riformulato prevede che, a seguito della proposizione dell’opposizione all’esecuzione del debitore di cui al comma 2° dell’art. 615 c.p.c. – ossia dell’opposizione proposta dopo il pignoramento ovvero dopo l’avvio dell’esecuzione in forma specifica – il giudice dell’esecuzione, se è competente per valore e materia, fissa un termine perentorio per l’introduzione del giudizio di merito, previa iscrizione a ruolo a cura della parte interessata, osservati i termini a comparire ridotti della metà; diversamente, rimette la causa dinanzi all’ufficio giudiziario competente assegnando un termine perentorio per la riassunzione della causa.  Il 1° comma dell’art. 624 c.p.c. prevede che « se è proposta opposizione all’esecuzione a norma degli articoli 615 e 619, il giudice dell’esecuzione, concorrendo gravi motivi, sospende, su istanza di parte, il processo con cauzione o senza »; tale provvedimento, ai sensi del comma 2, è reclamabile nelle forme dell’art. 669 terdecies c.p.c..

É quindi prevista una vera e propria  fase cautelare che si svolge davanti al G.E.: il  “ricorso” dell’opposizione all’esecuzione ex art. 615 c.p.c. va quindi necessariamente proposto nelle forme di un atto di costituzione dell’Avvocato del debitore nel fascicolo dell’esecuzione: l’iscrizione a ruolo come procedimento nuovo non lo farebbe infatti inserire nel fascicolo di esecuzione, ma determinerebbe l’apertura di un nuovo procedimento con altro R.G. nel registro contenzioso (saltando essenzialmente la fase urgente).

Tornando al problema dello schema da utilizzare, la forma più adatta al caso di specie sarebbe quella dell’  “AttoCostituzioneAvvocato” che prevede anche la necessaria “modifica anagrafica”, consentendo di associare il nome del difensore che si costituisce alla parte debitrice opponente.

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§  Come va depositata la memoria integrativa in caso di mutamento del rito ex artt. 420 e 426 cpc?

Si può usare lo schema “memoria generica”, che può essere adoperato in tutti i casi in cui nel redattore non trovi uno schema ad hoc.

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Gli errori nei depositi

§  Quali sono i possibili errori in un deposito telematico e come vengono segnalati? Che significa WARN, ERROR e FATAL?

Gli errori nei quali  si può incorrere nei depositi telematici sono di tre tipi: WARNERROR e FATAL.

Essi si possono altresì distinguere in due categorie: “errori forzabili” dal cancelliere ed “errori non forzabili”.

WARN sono semplici allarmi, che in genere non risultano dalla terza PEC. Essi sono contrassegnati, nei sistemi informatici delle cancellerie, da un triangolo giallo. Molto frequente è il WARN “Lista di revoca non disponibile”, che avverte l’utente che il sistema non è riuscito a controllare se la firma del depositante, della quale già è stata verificata la validità, sia o meno inclusa in una lista di revoca.

Gli ERROR sono errori di vario genere, contrassegnati nei sistemi SICID e SIECIC con un pallino rosso: essi vengono comunicati nella terza PEC anche se dal contenuto di questa non è sempre agevole ricostruirne causa e natura, anche a causa dell’utilizzo in tali messaggi di parti di linguaggio xml (per  esempio, le c.d. “Entity-name”: si troverà scritto, in luogo del carattere “&”, la stringa “&amp”, in luogo di “<” la stringa &lt”;, in luogo di “>” la stringa      “&gt”; in luogo delle virgolette () la stringa “&quot” ed in luogo dell’apostrofo (') la stringa “&apos”).   Pur essendo meno grave rispetto al FATAL, l’ ERROR  non risulta sempre forzabile.  Si pensi all’errore “numero di ruolo non valido”:  questo può infatti dipendere, ad esempio, sia da da un errore nell’anagrafica del fascicolo (ed in tal caso, il cancelliere, accortosi dell’errore potrà forzare l’acquisizione e procedere anche alla correzione dei dati del fascicolo),  sia dal fatto che l’avvocato depositante abbia inviato un atto, per esempio,  all’ufficio giudiziario o al registro sbagliato, nel qual caso l’errore non è sicuramente forzabile.

Gli errori FATAL sono sempre non forzabili, perché su di essi il cancelliere non ha alcun potere e vengono raccolti in una sezione separata del SICID e SIECIC ove si contraddistinguono per un pallino nero.

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§  Non ho ricevuto la prima ricevuta pec (accettazione da parte del mio gestore PEC). Da che cosa può dipendere?

Simile errore può dipendere: a) da un mancato funzionamento della casella pec mittente (occorre contattare il proprio gestore), oppure b) è stato inviato il messaggio da una casella non-pec.

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§  Non ho ricevuto la seconda ricevuta PEC (RdAC). Da che cosa può dipendere?

Se si invia un messaggio PEC ad una casella non-pec, la ricevuta di avvenuta consegna non verrà mai recapitata: in tal caso occorre controllare di aver correttamente individuato e digitato l’indirizzo pec dell’Ufficio destinatario. Se è stato correttamente individuato e digitato l’indirizzo pec dell’Ufficio destinatario, la mancata ricezione della RdAC potrebbe dipendere dal mancato funzionamento dei sistemi ministeriali: occorre sincerarsene verificando la sezione news nel Portale dei Servizi Telematici, al seguente indirizzo: https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_3.wp.

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§  Non ho ricevuto la “terza PEC” (il messaggio di esito dei controlli automatici). Da che cosa può dipendere?

La mancata ricezione della c.d. “terza PEC” dipende in genere da un malfunzionamento dei sistemi ministeriali. Se è una disfunzione generalizzata, se ne troverà traccia nella sezione news del Portale al seguente indirizzo: https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_3.wp.

Sono stati registrati (rari) casi in cui l’accettazione da parte del Cancelliere ha preceduto il messaggio di esito dei controlli automatici, che ha tardato ad essere recapitato per una “coda” di messaggi pec in uscita dai sistemi ministeriali formatasi a seguito di una interruzione dei servizi.

Ove necessario, è possibile contattare il CISIA di competenza dell’Ufficio interessato affinché compia i necessari accertamenti tecnici.

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§  Non ho ricevuto la “quarta PEC” (il messaggio di accettazione del Cancelliere). Da che cosa può dipendere?

L’invio della quarta PEC è connessa all’intervento di controllo umano da parte del Cancelliere che, compiute le verifiche del caso, accetta il deposito telematico, associandolo all’evento appropriato. Tale attività rende visibile i documenti depositati a tutte le parti ed al Magistrato.

Se la quarta PEC non arriva, la relativa mancanza può dipendere: a) da un ritardo nell’accettazione del deposito da parte del cancelliere; b) (molto raramente) da un incaglio tecnico della relativa PEC, che non è stata recapitata nonostante l’avvenuta accettazione del deposito.

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§   Ho depositato un ricorso introduttivo: per conoscere il numero di R.G. attribuito al procedimento devo attendere qualche comunicazione del Cancelliere?

Il numero di R.G. dei procedimenti è rilevabile dall’allegato al messaggio di accettazione del cancelliere (4^ PEC), EsitoAtto.xml: aprendolo con un browser o con Notepad, è possibile leggere il numero di R.G. tra i “marcatori” <NumeroRuolo>…. </NumeroRuolo>.

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§  Come apprendo, di regola, che  per il mio deposito non si è verificato alcun errore?

Allorché si procede ad un deposito telematico, avviene un primo controllo in forma automatica, del quale il sistema rende conto con la c.d. “terza pec”, ovvero con il messaggio di esito dei controlli automatici.

Allorquando il deposito sia formalmente privo di errori tecnici, il messaggio che perviene è di questo tenore:

From: tribunale.napoli@civile.ptel.giustiziacert.it
To: avvocatotaledeitali@pec.it
Cc: 
Date: 
Subject: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO….
Codice esito: 1.
Descrizione esito: —
Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione.

Si prega di non replicare a questo messaggio automatico.
Per ulteriori informazioni: 
http://pst.giustizia.it/

Si evidenzia che tale messaggio si riferisce solo al risultato dei controlli automatici, che riguardano la correttezza formale del documento xml (DatiAtto.xml) in relazione agli schemi xsd in esso richiamati.

Non si escludono però altre categorie di errori, quali ad esempio:

  • Ho depositato sbagliando l’indicazione del numero di ruolo, ma il numero errato si riferisce comunque ad un fascicolo nel quale sono pure costituito
  • Ho depositato un atto introduttivo presso un Ufficio giudiziario diverso da quello desiderato o in un registro sbagliato: in simili casi, il sistema dà preferenza al contenuto del DatiAtto.xml, non “legge” l’atto principale e non è in grado di stabilire se il deposito sia stato correttamente indirizzato in riferimento all’atto principale ;
  • Ho depositato un procedimento di esecuzione violando la regola degli 80 caratteri massimi nel campo “descrizione titolo”: in tal caso, l’errore deriva dal fatto che il DatiAtto.xml è conforme allo schema, ma il cancelliere non può accettare il deposito perché il SIECIC non consente di inserire quell’informazione troppo lunga nel proprio database.

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§  Ho ricevuto un messaggio di esito dei controlli automatici recante l’indicazione di un errore E0606: che cosa significa?

Le possibili cause dell’errore E0606 sono:

  • mancato inserimento nella parola DEPOSITO (scritta tutta in maiuscolo e seguita da uno spazio) all’inizio del campo “oggetto” della p.e.c.
  • inserimento di uno spazio ad inizio riga nel campo oggetto prima della parola DEPOSITO
  • aver rinominato l’estensione dell’allegato atto.enc
  • inserimento di caratteri speciali nell’oggetto della p.e.c.
  • messaggio di invio del deposito in formato html

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§  Ho ricevuto un messaggio di esito dei controlli automatici recante l’indicazione di un errore “Codice esito: -1.  Descrizione esito: — Numero di ruolo non valido: Il mittente non ha accesso al fascicolo. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria..”: che cosa significa?

 “Numero di ruolo non valido” è uno dei messaggi da “terza PEC” più equivoci. Esso significa semplicemente che l’avvocato non risulta costituito nel fascicolo cui ha indirizzato il deposito, ma tale dato può assumere diverse valenze:

  • Il numero di ruolo è corretto, ma l’avvocato non ha accesso al fascicolo. Si verifica, per esempio, nel caso in cui s’avanzi istanza di visibilità o deposito di avviso ex art. 645 cpc nel fascicolo del monitorio: in tali casi, se è stato correttamente selezionato l’ufficio giudiziario ed il registro, non si verificherà alcun errore ed il deposito sarà regolarmente accettato;
  • Il numero di ruolo è corretto ma è sbagliato il registro: per esempio, è stato indirizzato un deposito al Tribunale di Napoli, Registro Contenzioso, ma si voleva inviarlo al Registro Lavoro: in tal caso l’errore dipende da erronea scelta dell’avvocato o del redattore ed il cancelliere non potrà far altro che rifiutare il deposito;
  • Il numero di ruolo è corretto ma è sbagliato l’ufficio giudiziario destinatario: per esempio, è stato indirizzato un deposito al Tribunale di Napoli, Registro Contenzioso, ma si voleva inviarlo al Tribunale di Napoli Nord, Registro Contenzioso: in tal caso l’errore dipende da erronea scelta dell’avvocato o del redattore ed il cancelliere non potrà far altro che rifiutare il deposito (B.: il caso di errore nella scelta dell’Ufficio Giudiziario si verifica frequentemente dacché, dopo la scelta dell’ufficio giudiziario errato, alcuni avvocati ritengono che indirizzando il deposito all’indirizzo pec dell’ufficio giudiziario corretto, esso abbia buon fine. Ciò non può accadere, perché i sistemi danno preferenza al dato espresso nel DatiAtto.xml, ovvero al codice di 10 cifre che identifica il certificato pubblico del Tribunale destinatario sicché, se per avventura le caselle PEC dei due tribunali sono sullo stesso server, il deposito verrà inoltrato al Tribunale sbagliato!)

Nell’ipotesi in cui si riceva simile messaggio di errore, si raccomanda di controllare il documento DatiAtto.xml e di verificare la corretta impostazione dei dati.

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§  Ho ricevuto un messaggio di esito dei controlli automatici recante l’indicazione di un errore “Codice esito: -1. Descrizione esito: — Documento XML non valido: Contenuto non valido trovato per l&apos;elemento &apos;note&apos;, atteso un &apos;{&quot;http://schemi.processotelematico.giustizia.it/sicid/parte/v2&quot;:istanze}&apos;., sono necessarie verifiche tecniche da parte dell&apos;ufficio ricevente”

Si ricorda che il linguaggio xml non ammette alcuni caratteri speciali, che vengono sostituiti da stringhe di testo (c.d. “Entity-name”): nell’esempio troviamo infatti scritto, in luogo del carattere “&”, la stringa “&amp”, in luogo di “<” la stringa &lt”;, in luogo di “>” la stringa “&gt”; in luogo delle virgolette () la stringa “&quot” ed in luogo dell’apostrofo (') la stringa “&apos”. IL messaggio può essere grossomodo così letto: « contenuto non valido trovato per l’elemento note; atteso un [riferimento allo schema xsd richiamato nel prologo del DatiAtto: nella specie l’indicazione di una delle istanze selezionate] »

Superate tali difficoltà di lettura del testo del messaggio di esito, nello specifico, significa che nel compilare il DatiAtto.xml, per errore del depositante o del redattore, è stata omessa la specificazione di un’ “istanza” connessa al deposito, per quanto essa sia stata selezionata e perciò prevista.

Si tratta di un ERROR (“pallino rosso”), in genere forzabile.

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§  In sede di iscrizione a ruolo di un procedimento ordinario introdotto con citazione notificata a mezzo PEC, il messaggio di esito dei controlli indica il seguente errore: “L&apos;atto di citazione depositato non e` presente tra gli allegati della ricevuta di avvenuta consegna della notifica in proprio, sono necessarie verifiche da parte della cancelleria”

Quando si iscrive a ruolo un giudizio ordinario introdotto con citazione notificata ai sensi dell’art- 3 bis L. 53/94, il sistema informatico ministeriale controlla che l’atto principale del deposito telematico sia identico (sia, cioè, un “duplicato”) a quello allegato alla notifica PEC.  Si ricorda che la prova della notifica via PEC deve essere data necessariamente – per il divieto disposto a contrario dall’art. 9, comma 1 bis, L. 53/94 –  con l’allegazione delle ricevute informatiche di accettazione e di avvenuta consegna (in formato eml/msg) e che la RdAC deve essere “completa”, ovvero deve includere come allegato il duplicato del messaggio di invio con i relativi allegati (postacert.eml).  Orbene, tale controllo, quindi, fallisce non solo ove si alleghi un pdf qualsiasi (e non quello allegato a postacert.eml) come atto principale, ma anche quando, pur prelevandosi dalla pec di notifica l’atto di citazione già firmato, l’avvocato proceda a firmarlo nuovamente in fase di creazione della busta: tale procedimento, infatti, finisce con provocare un mutamento dell’impronta del file e genera quindi l’anzidetto errore.

Per evitare l’errore in parola (che resta comunque forzabile) è necessario allegare lo stesso atto di citazione allegato alla notifica PEC, già firmato, e bypassare la richiesta di firma in fase di creazione della busta.

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§  Mi è pervenuto un messaggio di esito dei controlli automatici recante l’indicazione di un errore nella firma di uno degli atti depositati? E’ un errore fatale?

Come segnalato nel documento DGSIA relativo alle migliorie apportate ai sistemi di Novembre 2015, “a seguito dei nuovi controlli di validità della firma dei soggetti firmatari il deposito telematico, sono state riviste le tipologie degli esiti dei relativi controlli. Tutte gli esiti che precedentemente venivano classificati come FATAL (errore bloccante), verranno considerati di tipo ERROR (avviso di errore). Fa eccezione l’esito del controllo effettuato sulla presenza e sull’integrità della firma del solo “Atto Principale”, il cui esito negativo impedirebbe l’accettazione dell’atto e che continuerà ad essere classificato come FATAL.

Di seguito una sintesi degli esiti dei controlli di verifica firma nella vecchia e nuova classificazione.

ERRORI FIRMA

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§  In sede di deposito di una comparsa di costituzione, l’esito dei controlli automatici è stato positivo. Eppure la Cancelleria non è riuscita ad accettare il deposito. Come mai?

Per un refuso negli schemi xsd della “CostituzioneSemplice” e “CostituzioneConRiconvenzionale” l’indicazione del codice fiscale della parte nel cui interesse ci si costituisce non è considerata obbligatoria. Se si omette tale dato, l’esito dei controlli sarà positivo, ma la cancelleria avrà difficoltà enormi a gestire correttamente il deposito. Si raccomanda pertanto di inserire sempre il codice fiscale della parte nel cui interesse ci si costituisce.

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§  In sede di deposito di di un pignoramento, l’esito dei controlli automatici è stato positivo. Eppure la Cancelleria non è riuscita ad accettare il deposito. Come mai?

Si tratta di un errore che, in genere, riguarda il campo relativo alla “descrizione titolo esecutivo”: per quanto dagli schemi xsd non risulti, la lunghezza di tale campo va contenuta negli 80 caratteri, spazi compresi.  Una lunghezza maggiore del dato non consente l’inserimento nel corrispondente campo del SIECIC e risulterà impossibile per il cancelliere accettare il deposito.

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Notifiche telematiche

§  Nei giudizi dinanzi alle Autorità Giudiziarie (Giudice di Pace e Corte di Cassazione) per le quali i depositi telematici non hanno ancora valore legale, posso avvalermi della facoltà di notificare in proprio, ex art. 3 bis L. 53/94, a mezzo posta certificata?

Sì.  Il potere conferito all’Avvocato di notificare in proprio avvalendosi degli strumenti telematici  non è in alcun modo inficiato dal fatto che dinanzi a taluni uffici giudiziari, quali la Corte di Cassazione o il Giudice di Pace, non sia ancora possibile effettuare il deposito di atti in modalità telematica.   Le notifiche via PEC sono infatti consentite già dal 24 maggio 2013, a seguito dell’entrata in vigore del DM 48/2013 recante il “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” . Tale decreto è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale (serie generale n.107) il 9.5.2013, per cui le nuove norme sulla facoltà per gli avvocati di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC sono efficaci, come detto,  dal 24 maggio 2013.

Importanti novità sono state introdotte dal D.L. 90/2014, in particolare a proposito:

  • della possibilità per qualunque avvocato, anche non autorizzato dal proprio COA, a procedere alle notifiche ex art. 3 bis L. 53/94;
  • dell’abolizione della c.d. “marca notifica” per le notificazioni via p.e.c.;
  • della possibilità di utilizzare ai fini delle notificazioni in proprio, a norma di quanto previsto dall’art.16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/2012, anche gli atti ed i provvedimenti scaricabili dal PdA.

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§  Che cosa occorre agli avvocati per procedere alle notificazioni ai sensi della Legge 53 del 1994 a mezzo posta certificata?

L’avvocato può eseguire la notificazione a mezzo della Posta Elettronica Certificata purché:

  1. a) sia in possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata risultante dal RegInde (si tratta in sostanza dell’indirizzo comunicato all’Ordine ai sensi dell’articolo 16, comma 7, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2)
  2. b) sia giàin possesso, ovviamente, di procura rilasciata dal cliente a norma dell'articolo 83 del codice di procedura civile;
  3. c) sia in possesso di un dispositivo di firma digitale.
  4. d) il destinatario sia a sua volta titolare di un indirizzo di PEC risultante pubblici elenchi quali lo stesso RegInde, oppure dal Registro delle Imprese (registroimprese.it), INI-PEC, istituito con Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico del 19 marzo 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 83 del 9/04/2013) che contiene l’Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti INI-PEC (https://www.inipec.gov.it/)  consultabile a far data dal 19 giugno 2013).

Quanto alle Pubbliche Amministrazioni, l’unico pubblico elenco è “Registro PP.AA.”, accessibile solo in modalità autenticata attraverso il Portale Servizi Telematici.

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§  Per le notificazioni alle pubbliche amministrazioni, posso estrarre l’indirizzo PEC della P.A. destinataria dall’IPA?

L’IPA (indicepa.gov.it) non è più utilizzabile quale pubblico elenco per le notifiche ex art. 3 bis L. 53/94 a far data dal 19/8/2014..  Tale database è stato un pubblico elenco sino al 18 agosto 2014, vigente l’art. 16 ter d.l. 179/2012, modificato dalla legge 228/12, e conv. nella legge 221/12, che  prevedeva: “A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto; all’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009,  dall’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonche´ il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della Giustizia”.

All’art. 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, vigente in detto periodo, vi erano quindi menzionati due elenchi: al comma 6, il registro delle imprese; al comma 8, l’IndicePA (o IPA, altrimenti detto). Dal 19 agosto 2014 l’art. 16 ter d.l. 179/12 (modificato dalla legge 114/14 di conversione, con modificazioni, del d.l. 90/2014) richiama non più l’intero art. 16 del D.l. 185/2008 ma solo il comma 6 , lasciando fuori dal novero degli elenchi pubblici, per ragioni tuttora misteriose, l’ IndicePA.

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§  3) Come si procede materialmente all'esecuzione di una notificazione a mezzo posta elettronica certificata? 

Preliminarmente è necessario predisporre l'atto o gli atti da notificare, salvandoli in una cartella del sistema operativo del proprio computer. P

I documenti informatici da notificare possono essere di DUE tipi:

  1. a) documenti informatici (art. 21 D.Lgs. 7.3.2005 n.82 – Codice Amministrazione Digitale), vale a dire quei documenti creati direttamente dall’avvocato in forma elettronica con un normale programma di videoscrittura (Word, LibreOffice), in uno dei formati consentiti dall'art. 13 delle Specifiche Tecniche previste dall'art.34 del D.M. 44/20116. tali documenti devono essere firmati digitalmente con la “chiavetta” o con la”smart card” e con l'ausilio di uno dei software (generalmente gratis ed agevolmente reperibili su internet, quali FirmaCerta, DIKE o ARUBASIGN. Si ricorda che il pdf da utilizzare a tali fini deve essere redatto col programma di elaborazione testi e trasformazione del testo nel formato .pdf attraverso le apposite funzionalità (od anche attraverso una stampante virtuale pdf, vale a dire con un software che simula la presenza di una stampante diversa da quella fisica e che crea un file pdf “nativo” anziché uno o più fogli stampati (PDF Creator, PrimoPDF, BULLZIP etc). Una volta generato il pdf, va apposta all'atto la firma digitale dell'Avvocato notificante: il che determina la creazione di un file firmato (normalmente con estensione del nome file .p7m) deve poi essere allegato al messaggio di invio della notifica.
  2. b) copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico ai sensi dell'art. 22 CAD: si tratta delle riproduzioni informatiche di atti originali in forma cartacea, che possono essere ottenute tramite la scansione del documento stesso. Quando si procede alla notifica di copie informatiche di atti “tradizionali”, nella relata di notifica deve essere inserita l'attestazione di conformità della copia telematica all'atto cartaceo da cui essa è tratta, ai sensi dell’art. 16 undecies, comma 3 DL 179/2012. Allo stato, in attesa dell’emanazione delle specifiche previste da tale norma per l’individuazione della copia cui l’attestazione di conformità (inserita nella relata di notifica), si sconsiglia di procedere alle notificazioni di copie informatiche.

Si segnala infine che, per l’art. 19 bis, comma 3, del Provv. 16/4/2014, “nei casi in cui l'atto da notificarsi sia l'atto del processo da trasmettere telematicamente all’ufficio giudiziario (esempio: atto di citazione), si procede ai sensi del precedente comma 1”, vale  a dire necessariamente con la notifica di un originale informatico ottenuto mediante trasformazione in pdf di un documento testuale.

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§  Come si predispone la procura alle liti?

Quando l'atto da notificare deve essere accompagnato dalla procura alle liti, la stessa deve essere predisposta a norma dell'art. 83, comma 3, del codice di procedura civile, e quindi, alternativamente o

  1. a) come documento informaticosottoscritto con firma digitale dal cliente controfirmata digitalmente dall'avvocato: se il cliente dell'avvocato è infatti munito di un sistema di firma digitale e sottoscrive la procura con tale mezzo, per l’ art. 21 del CAD la firma digitale oltre a dare forza probatoria al documento informatico, ex art. 2072 c.c., salvo prova contraria, riconduce l’utilizzo del dispositivo di firma al suo titolare. La firma digitale apposta a un documento elettronico equivale infatti alla propria firma analogica apposta su un foglio di carta. Nel silenzio della norma, è consigliabile – pur dubitandosi di tal necessità – che il difensore autentichi la firma digitale del cliente mediante apposizione della propria firma digitale, in modo analogo a quanto accade se il conferimento del mandato fosse stato reso su carta.
  2. b) oppure come copia informatica tratta dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall'avvocato. Analogamente a quanto detto per le copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico, sarà anche in tal caso indispensabile la firma digitale dell'avvocato. Poiché nel processo telematico la procura è necessariamente un atto “separato” dall'atto cui accede, è preferibile che la stessa non sia generica e che contenga richiami univoci al tipo di atto e alle parti.

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§  Dove va scritta la relata di notifica? Come va redatta?

La relata va redatta anch'essa come documento pdf “nativo” ed è costituita da un documento informatico separato rispetto agli atti da notificare e, quindi, da formare a mente dell'art. 21 CAD con le modalità già descritte. Va inoltre sempre sottoscritta con firma digitale.

Il contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall'art. 3 bis, commi 4, 5 e 6, della legge 53 del 1994:

Comma 4: “Il   messaggio   deve   indicare   nell'oggetto   la   dizione: «notificazione ai sensi   della legge n. 53 del 1994».”

Comma  5:  L'avvocato redige la relazione  di  notificazione  su  documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato  al messaggio  di  posta  elettronica certificata.  La  relazione   deve contenere:

  1. il  nome,  cognome  ed  il   codice   fiscale   dell'avvocato notificante;
  2. (abrogato dal D.L. 90/2014)
  3. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed  il codice fiscale della parte     che ha conferito la procura alle liti;
  4. il nome e cognome o la denominazione e  ragione  sociale  del destinatario;
  5. l'indirizzo di posta elettronica  certificata  a  cui  l'atto viene notificato;
  6. l'indicazione dell'elenco da cui  il  predetto  indirizzo   è stato estratto;
  7. l'attestazione di conformità di cui al comma 2”.

Comma 6: “Per le notificazioni effettuate in corso di  procedimento  deve, inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo”.

Quanto all’attestazione di conformità, va ricordato che per l'art. 6 “l’avvocato o il procuratore legale, che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto”.

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§  Come si procede, quindi, materialmente all'invio del messaggio PEC?

La notificazione, ai sensi dell'art. 3 bis della Legge avviene “…mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata…”, quindi le modalità pratiche di esecuzione sono le seguenti:

1) creare un messaggio PEC nel programma di posta elettronica ovvero utilizzando i servizi di Webmail dei gestori PEC;

2) compilare il campo destinatario con l'indirizzo PEC del destinatario, che – abbiamo visto – deve essere tratto da pubblici elenchi;

3) compilare l'oggetto del messaggio con la seguente dicitura obbligatoria: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”;

4) allegare al messaggio l'atto da notificare e la relata di notificazione (secondo le prescrizioni appena ricordate)

5) se si utilizza per l'invio il servizio Webmail del proprio gestore PEC assicurarsi che sia stata scelta quale tipologia di ricevuta quella “completa”, richiesta per la validità della notificazione dall'art. 18 DM 44/2011; tale verifica non è necessaria se si invia il messaggio da un programma client quali ad esempio Outlook, Thunderbird, Outlook Express, Live Mail, Eudora, etc.): per tutti questi infatti viene automaticamente richiesta una ricevuta “completa”. Si raccomanda, comunque, di controllare eventuali impostazioni specifiche dei programmi, perché è sempre possibile che vengano introdotti aggiornamenti e che quanto appena detto cessi di rispondere a realtà.

6) invio del messaggio.

Va ancora ricordato che la firma digitale agli atti da notificare può essere apposta anche in formato PAdES, che lascia immutata l’estensione del file (pdf, perché il PAdES è compatibile solo con questo formato): i files così firmati possono essere aperti e verificati anche solo con l’utilizzo di Acrobat Reader ®.

L’estensione .p7m  identifica file sui quali è stata apposta una Firma Digitale in formato CAdES, mediante apposito software (es.: Dike, Arubasign, FirmaCerta). Una volta apposta una firma digitale, l’estensione .p7m si sommerà a quella del file originario che è stato firmato: per esempio, l’estensione .pdf.p7m indicherà un file .pdf al quale è stata apposta una Firma Digitale.

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§  Quando si perfeziona la notifica?

La procedura di invio di un messaggio PEC comporta la ricezione di due ricevute di conferma:

– la ricevuta di accettazione, inviata dal proprio gestore PEC, che conferma la presa in carico del messaggio, e contiene i dati che costituiscono prova dell'avvenuta spedizione, con l'indicazione di data ed ora dell'operazione;

– la ricevuta di avvenuta consegna, inviata dal gestore PEC del destinatario, che conferma la consegna del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario e certifica quindi l'esatto momento della consegna (data ed ora) dell'operazione e contiene una copia integrale del messaggio inviato, compresi gli allegati.

– nell'ipotesi in cui sorgessero problemi nella consegna in casella del messaggio al destinatario, il mittente si vedrà recapitare entro 24 ore un avviso di mancata consegna con l'indicazione dei motivi del mancato buon fine.

Il comma 3 dell’art. 3 bis L. 53/94, ribadisce anche per le notificazioni via p.e.c. il principio della c.d. “doppia decorrenza”:     «La notifica si perfeziona,  per  il  soggetto  notificante,  nel  momento in cui viene generata la ricevuta  di  accettazione  prevista dall'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento  in  cui viene  generata   la   ricevuta   di   avvenuta   consegna   prevista dall'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68».

Il messaggio di avvenuta consegna quindi è la prova del perfezionamento della notifica e riporta tutte le indicazioni relative al momento esatto in cui la notifica si è perfezionata.

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§  Alle notifiche via PEC si applicano i limiti ex art. 147 c.p.c.?

Il DL 179/2012 è stato modificato dall'art. 45 bis L. 11 agosto 2014 n. 114 (conversione in Legge del DL 90/2014), con l’introduzione dell’art. 16 septies. Tale norma prevede che «La disposizione dell'articolo  147  del  codice  di  procedura civile si applica anche alle  notificazioni  eseguite  con  modalità telematiche. Quando è eseguita dopo le ore 21, la notificazione si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo».

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§  Devo annotare le notificazioni PEC nel registro repertorio previsto dalla L. 53/94?

Alle notificazioni effettuate a mezzo di PEC non si applica l'obbligo di annotazione delle formalità nel registro cronologico previsto dall'art. 8 della Legge come specificamente disposto dall’ultimo comma dello stesso articolo.

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§  Come si fornisce la prova della notificazione? 

La prova della regolarità di una notificazione che avviene col mezzo telematico è necessariamente essere costituita dai files informatici del messaggio inviato: ricevuta di accettazione e ricevuta di avvenuta consegna, quest'ultima che contiene anche la  copia del messaggio inviato (postacert.eml) e gli allegati.

Tali documenti informatici, come diremo di qui a poco, sono tuttavia surrogabili (in caso di impossibilità di procedere al deposito telematico) dalle stampe analogiche dei files allegati ai messaggi di notifica, nonché dei messaggi di invio, accettazione e r.a.c., muniti in calce dell’attestazione ex art. 9, commi 1 bis ed 1 ter L. 53/94.

Le ricevute (in formato eml oppure msg) sono caratterizzate dalla presenza di un certificato di firma del gestore di posta, vale a dire di un certificato che attesta che quel messaggio proviene dall'ente che ha gestito la consegna del messaggio PEC: tali certificati si distinguono, solitamente, per la presenza di una piccola coccarda, visibile quando il messaggio stesso viene letto con un client di posta. Cliccando su tale simbolo, infatti, vengono rivelati gli estremi della certificazione e, quindi, si ha certezza della genuinità del file.

Al fine di fornire la prova della notificazione, quindi, dovrebbe procedersi alla produzione dei suddetti file, dopo averli salvati nel formato proposto (eml, per Outlook Express o Thunderbird; msg per MS-Outlook). Questi formati di file sono infatti suscettibili di deposito telematico a seguito delle modifiche delle specifiche tecniche introdotte dal Provvedimento DGSIA del 16/4/2014.

In alternativa – e solo nei casi i cui il deposito telematico dei files non è possibile (per es. Corte di Cassazione e Giudice di Pace (art. 9, comma 1 bis L. 53/94) – al fine di fornire quindi la prova dell'avvenuto perfezionamento della notifica, anche nell'ambito di processi solo “cartacei” si potrà comunque procedere, secondo quanto previsto dall'art. 9 della Legge 53/1994, con l'esibizione della prova della notificazione stampata su carta.

A tal fine sarà necessario stampare:

(1) il messaggio di PEC di invio della notifica;

(2) tutti gli atti allegati (ivi compresi l'atto e la relata di notifica)

(3) la ricevuta di accettazione;

(4) la ricevuta di avvenuta consegna;

Per ciascun atto notificato dovrà essere attesta la conformità degli atti sopra indicati ai documenti informatici da cui sono tratte.

Nel corpo dell’attestazione sarà opportuno evidenziare che i documenti allegati alla p.e.c. di notifica sono stati sottoscritti digitalmente. Ed infatti, il Giudice, di fronte ad una prova della notifica telematica fornita cartaceamente, non può avere certezza che (almeno) la relata di notifica sia stata sottoscritta digitalmente. Si tratta di un controllo importante, perché la mancanza della firma digitale comporta nullità della notifica che è rilevabile d’ufficio ex art. 11 L. 53/94. E’ anche vero, però, che se il Giudice dovesse avere dubbi relativamente all’esistenza o meno della sottoscrizione della relata (in quanto non attestata come sopra proposto), dovrebbe in ogni caso sollecitare il contraddittorio delle parti ex art. 101, comma 2, c.p.c. invitando, se del caso, la parte stessa ad esibire i files informatici (R.A. e RdAC).Ricordiamo che anche per tale attività si applica l'art. 6 della L. 53/94, che riconosce in capo all'avvocato, che certifica la conformità all'originale, la qualifica di pubblico ufficiale.

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§  Per le notifiche via PEC è necessaria la marca da bollo?

Per le notificazioni telematiche ai sensi dell'art. 10, comma 1, della Legge 53/1994, come modificato dal DL 90/2014, non è dovuta l’imposta di bollo ivi prevista.

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Attestazioni di conformità

§  Di quali documenti informatici devo attestare la conformità quando eseguo notifiche via pec?

Le notificazioni a mezzo p.e.c. possono avere ad oggetto degli originali informatici (art. 19 bis, comma 1, delle specifiche tecniche) o delle copie informatiche. Nel primo caso (che ricorre, ad esempio, quando l’Avvocato notifica una citazione in formato pdf ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, il c.d. “pdf nativo”) non occorre alcuna attestazione di conformità.

Quando invece si notifica una copia informatica, occorre l’attestazione di conformità. Questa deve essere inserita nella relata di notifica, secondo quanto dispongono l’art. 3 bis, comma 2, L. 53/94 (riferito alle copie per immagine di documenti analogici) e l’art. 16-undecies, comma 3, DL 179/2012, in riferimento a tutte le copie.

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§  Per le notificazioni via pec l’attestazione di conformità di copie può essere inserita nello stessa copia?

No: l’art. 3 bis, comma 2, L. 53/94 e l’art. 16-undecies, comma 3, DL 179/2012, impongono l’inserimento dell’attestazione di conformità nella relata di notifica.

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§  Nelle attestazioni di conformità inserite nelle relate di notifica si deve inserire l’impronta del documento dichiarato conforme?

No: per l’art. 19 ter delle specifiche tecniche del PCT  (provvedimento DGSIA 16/4/2016) è sufficiente nell’attestazione a) una  sintetica descrizione del documento di cui si  sta  attestando  la  conformità  nonché  b) il  relativo  nome  del  file

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§  In quale formato va fatta l’attestazione di conformità separata?

Per l’art. 19 ter, comma 1, delle specifiche tecniche del PCT (provvedimento DGSIA 16/4/2016)  l’attestazione va fatta in un documento informatico in formato  PDF firmato con firma digitale  o  firma  elettronica  qualificata secondo quanto previsto all'art. 12, comma 2, usando, quindi indifferentemente la struttura di firma PAdES-BES o CAdES-BES.

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§  Per le attestazioni di conformità occorre indicare i riferimenti normativi in base ai quali esse vengono rese?

Le attestazioni di conformità sono dichiarazioni il cui contenuto libero, non vincolato a particolari formalità di contenuto: esse devono ovviamente rispondere contenutisticamente a quanto richiesto dalle norme che abilitano gli Avvocati a renderle: per esempio, nel caso delle attestazioni ex art. 16-decies DL 179/2012, che abilita l’Avvocato ad attestare la conformità di «un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme», non sarà necessario indicare nell’attestazione che essa viene resa ex art. 16-decies ma sarà invece indispensabile chiarire se la copia si riferisca ad un atto processuale di parte (e quale) ovvero ad un provvedimento del giudice (e quale), e se l’originale sia costituito da un originale analogico o da una copia conforme analogica. Nel caso in cui l’attestazione sia contenuta in un documento separato, dovranno al riguardo osservarsi le prescrizioni di cui all’art. 19 ter, comma 1, del Provvedimento del 16/4/2014.

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